为了积极响应后勤集团4月19日召开的“后勤保障服务外包座谈会”的会议精神，加强与外包物业公司间的交流与沟通，4月20日下午，学生公寓管理中心召开了与外包公司的第一次交流会。阳光校区学生公寓全体员工、南湖校区公寓中心负责人，湖北中楚物业股份有限公司负责阳光校区学生公寓的管理员参加了会议，会议由中心主任朱晓燕主持。

    会上，朱晓燕就近段时间中楚物业在公寓管理过程中出现的一些问题进行了总结，并提出了要求。她表示，公寓服务外包是为了给学生提供更好、更优质的服务，为达到“互惠互利、实现双赢”，这就需要双方加强交流，共同努力。对中楚物业而言，一是要严格按照招标文件上的人员设置，将人员配备到位，杜绝吃空饷的现象，并提供配置人员详细的岗位职责；二是要建立突发事件紧急预案，遇到突发情况要能快速反应并处理；三是要将消防安全放在公寓工作的重要位置，保洁员收集的废品要做到日产日清，严禁堵塞消防通道，每日的消防安全检查记录必须如实填写，严禁弄虚作假，同时要加强对员工的岗前培训和各项技能培训。

    对于阳光校区学生公寓现有人员，朱晓燕也重新进行了职责划分，彭金玉全面负责毕业生和新生的相关工作，陆晓君负责日常对物业的监督管理工作，王当信负责公寓消防安全的监管管理工作，办公室的综合事务由郑玖梅负责。朱晓燕表示，作为甲方，要注意角色的转换，做好监督管理工作，每周至少进行一次不定时的、随机的巡查，要对乙方的工作情况做到心里有谱、心里不慌。

    此次会议，双方进行了深入的交流，对前期的工作进行了分析总结，对后期的工作进行了规划部署。朱晓燕表示，为了更好地服务学生，提升物业管理水平和服务质量，增强服务意识，像这样的交流会今后将每周举行一次。